毎日、仕事でメールを書くことに時間を取られていませんか？
「どんな書き出しにしよう……」
「失礼な表現になっていないかな？」
「もっと簡潔に書きたい」
このように悩んでいるうちに、1通のメールを書くのに10～15分かかることも珍しくありません。
そんなときに役立つのがChatGPTです。
ChatGPTを活用すれば、メールの下書きを数秒で作成できます。あとは内容を確認して、自分の言葉に修正するだけです。
この記事では、仕事ですぐに使えるメール作成術と、コピペで使えるプロンプト・例文をご紹介します。
ChatGPTでメール作成をするメリット
ChatGPTを活用すると、次のようなメリットがあります。
- メール作成時間を短縮できる
- 丁寧な文章を作成できる
- 誤字脱字を減らせる
- 言い回しに悩まなくなる
- 相手に合わせた文章を作れる
特に管理職は毎日多くのメールを送るため、大きな時短効果が期待できます。
メール作成の基本プロンプト
まずは、このテンプレートを覚えておきましょう。
○○向けのメールを書いてください。
目的：
伝えたい内容：
文章は丁寧で、300文字程度にまとめてください。
この形で依頼するだけでも、十分に実用的なメールが作成できます。
例文① お礼メール
プロンプト
取引先へのお礼メールを書いてください。
昨日の打ち合わせのお礼と、
今後もよろしくお願いしますという内容を含めてください。
ChatGPTの回答例
件名：昨日のお打ち合わせのお礼
○○株式会社
○○様
昨日はお忙しい中、お時間をいただき誠にありがとうございました。
大変有意義なお打ち合わせとなり、今後の方向性についても理解を深めることができました。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
例文② 会議案内メール
プロンプト
社内会議の案内メールを書いてください。
日時：7月30日 10時
場所：第1会議室
議題：営業進捗確認
ChatGPTの回答例
件名：営業会議開催のお知らせ
各位
営業会議を下記の日程で開催します。
日時：7月30日（木）10:00～
場所：第1会議室
議題：営業進捗確認
ご出席をお願いいたします。
例文③ お詫びメール
プロンプト
納期が遅れることをお詫びするメールを書いてください。
丁寧な表現でお願いします。
ChatGPTの回答例
件名：納期遅延のお詫び
○○様
平素より大変お世話になっております。
このたびは納期に遅れが生じ、ご迷惑をお掛けしておりますことを深くお詫び申し上げます。
現在、最優先で対応しております。
何卒ご理解いただきますようお願い申し上げます。
例文④ 会議のお礼メール
プロンプト
社内会議参加のお礼メールを書いてください。
例文⑤ 日程調整メール
プロンプト
来週の打ち合わせ日程を調整するメールを書いてください。
例文⑥ 依頼メール
プロンプト
資料作成をお願いするメールを書いてください。
期限は金曜日です。
ChatGPTでより良いメールを作るコツ
相手を伝える
例えば
- 社長向け
- お客様向け
- 社内向け
- 部下向け
など、相手を指定すると文章が自然になります。
文章量を指定する
例えば
- 200文字
- 300文字
- 500文字
など文字数を指定すると読みやすくなります。
トーンを指定する
例えば
- 丁寧に
- 親しみやすく
- やわらかい表現で
- フォーマルに
などを指定すると希望に近い文章になります。
ChatGPTでメールを書くときの注意点
便利だからといって、そのまま送信するのはおすすめできません。
送信前には必ず確認しましょう。
チェックするポイントは次の3つです。
- 相手の名前に間違いはないか
- 内容に誤りはないか
- 自社のルールに合っているか
また、顧客情報や機密情報は入力しないよう注意してください。
毎日10分短縮できれば年間約40時間の時短に
メール作成を毎日10分短縮できると、
- 1週間：約50分
- 1か月：約3時間30分
- 1年間：約40時間
もの時間を生み出すことができます。
その時間を、企画立案や部下とのコミュニケーションなど、本来注力すべき仕事に充てることができます。
まとめ
ChatGPTは、ビジネスメール作成の強力なサポート役です。
特に、
- お礼メール
- 会議案内
- 日程調整
- お詫びメール
- 依頼メール
などの定型メールでは、大幅な時間短縮が期待できます。
大切なのは、ChatGPTが作成した文章をそのまま送るのではなく、自分で内容を確認し、自分らしい表現に整えることです。
まずは1日1通、ChatGPTでメールの下書きを作ることから始めてみてください。
毎日の積み重ねが、仕事の効率化と残業時間の削減につながります。